Was sind E-Mail-Einladungen?

Ihre Kollegen können jederzeit aus ihrem easyreview-Konto an allen aktiven Beurteilungen teilnehmen. E-Mail-Einladungen machen den Einstieg noch einfacher: Jede Einladungs-E-Mail enthält einen persönlichen Link, über den der Empfänger direkt und ohne erneute Anmeldung an der Beurteilung teilnehmen kann.

Wie funktionieren E-Mail-Einladungen?

Für jeden Teilnehmer einer Beurteilungsedition erzeugt easyreview automatisch einen eindeutigen Teilnahme-Link. Dieser Link wird in die Einladungs-E-Mail eingebettet. Klickt der Empfänger auf den Link, öffnet sich direkt die Beurteilung, ohne dass eine Anmeldung am System nötig ist.

Den Inhalt der E-Mail legen Sie selbst fest. In der Standard-Vorlage sieht der Text z.B. so aus:

Screenshot: Standard-Vorlage einer Einladungs-E-Mail im Editor

Der Platzhalter [Button|Hier starten] wird beim Versand durch einen klickbaren Link zur Beurteilung ersetzt. Weitere Platzhalter wie [Anrede], [Nachname] oder [Feedback-Empfänger] füllt das System automatisch mit den Daten des jeweiligen Empfängers.

Automatische und manuelle Einladungen

Sie können Einladungen auf zwei Wegen versenden:

Automatischer Versand

Beim automatischen Versand legen Sie in den Einstellungen der Beurteilung ein Datum und eine Uhrzeit fest. Zum gewählten Zeitpunkt verschickt easyreview die Einladungen an alle Teilnehmer der Edition selbstständig. Sie müssen dann nichts weiter tun.

Detaillierte Anleitung: Automatische E-Mail-Einladungen an Editionen einrichten

Manueller Versand

Alternativ können Sie Einladungen manuell aus der Teilnehmerliste der Edition verschicken. Markieren Sie die gewünschten Teilnehmer per Checkbox und lösen Sie den Versand aus. So können Sie z.B. nachträglich hinzugefügte Teilnehmer einladen oder Einladungen erneut versenden.

Detaillierte Anleitung: Teilnehmer per E-Mail einladen

Automatische Erinnerungen

Neben der Einladung verschickt easyreview bis zu zwei automatische Erinnerungen an Teilnehmer, die ihre Beurteilung noch nicht abgeschlossen haben. Die Abstände zwischen Einladung und erster Erinnerung sowie zwischen erster und zweiter Erinnerung sind in den Einstellungen der Beurteilung konfigurierbar.

Screenshot: Erinnerungsintervalle in den Einstellungen

Detaillierte Anleitung: E-Mail-Erinnerungsintervalle einrichten

E-Mail-Texte anpassen

Die Texte der Einladungs- und Erinnerungsmails lassen sich pro Beurteilung frei konfigurieren. Sie können Betreff und Text für jede Perspektive (z.B. Feedback-Empfänger und Führungskraft) getrennt anpassen.

Detaillierte Anleitung: E-Mail-Texte konfigurieren

Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse

Nicht alle Mitarbeiter haben eine E-Mail-Adresse im System, z.B. Kollegen in der Produktion oder Logistik. Für diese Mitarbeiter gibt es Teilnahme-PINs: Jeder Teilnehmer erhält zwei vierstellige PINs, mit denen er sich über eine spezielle Anmeldeseite direkt an der Beurteilung beteiligen kann. Die PINs lassen sich als PDF-Serienbrief oder Excel-Liste herunterladen und intern verteilen.