Versiegelung

Die Versiegelung ist eine digitale Unterschrift für Feedback-Ergebnisse. Sie stellt sicher, dass alle beteiligten Parteien das Ergebnis eingesehen und bestätigt haben, bevor es endgültig gesperrt wird. Nach der Versiegelung sind keine Änderungen mehr an den Ergebnissen möglich.

Wenn die Versiegelung aktiviert ist, haben Feedback-Empfänger standardmäßig keinen Einblick in die Ergebnisse, bis das Ergebnis versiegelt wurde. Die Idee ist, dass das Ergebnis in einem gemeinsamen Gespräch besprochen und anschließend von allen Beteiligten digital bestätigt wird.

Versiegelung aktivieren

Die Versiegelung wird in den Einstellungen eines Feedback-Prozesses aktiviert.

1. Öffnen Sie die Einstellungen des Feedback-Prozesses

2. Scrollen Sie zum Abschnitt "Optionen" am unteren Ende der Seite

3. Aktivieren Sie das Kontrollfeld "Versiegelung"

4. Klicken Sie auf "Speichern"

Optionen-Bereich mit aktivierter Versiegelung

Versiegelungskomitee

Das Versiegelungskomitee besteht aus allen Personen, die die Versiegelung individuell bestätigen müssen. Es setzt sich automatisch zusammen aus:

• Moderator: Ein Moderator der Beurteilung (bei 360°-Feedbacks z.B. die Führungskraft)

• Feedback-Empfänger: Die beurteilte Person (sofern sie eine Teilnahme hat oder die Option "Ergebniszugang ohne eigene Teilnahme" aktiv ist)

• Weitere Perspektiven: Teilnehmer aus Perspektiven, bei denen die Option "Zum Versiegelungskomitee hinzufügen" aktiviert ist

Versiegelungsprozess starten

Nachdem alle Feedback-Geber ihre Feedbacks abgeschlossen haben, kann der Versiegelungsprozess gestartet werden. Die Versiegelung kann von HR-Benutzern oder von Moderatoren der Beurteilung initiiert werden.

1. Öffnen Sie das Ergebnis einer Beurteilung

2. Scrollen Sie zum Abschnitt "Versiegelung" am unteren Ende der Ergebnis-Seite. Dort sehen Sie den Status "Versiegelung ausstehend"

3. Klicken Sie auf "Jetzt versiegeln"

4. Bestätigen Sie den Vorgang im Bestätigungsdialog mit "Prozess starten"

Versiegelung ausstehend mit Jetzt-versiegeln-Button

Alle Mitglieder des Versiegelungskomitees erhalten daraufhin eine E-Mail-Einladung zur Bestätigung der Versiegelung.

Versiegelungsstatus verfolgen

Nachdem der Versiegelungsprozess gestartet wurde, zeigt die Versiegelungs-Box auf der Ergebnis-Seite den Fortschritt an:

Versiegelungsstatus mit Teilnehmerliste

Jeder Teilnehmer des Versiegelungskomitees wird mit einem Status-Punkt angezeigt:

• Grüner Punkt: Bestätigung erteilt (mit Zeitstempel)

• Gelber, pulsierender Punkt: Bestätigung ausstehend

• Grauer Punkt: Wartet auf Abhängigkeiten (ein anderer Teilnehmer muss zuerst bestätigen)

Neben jedem Teilnehmer mit ausstehender Bestätigung erscheint ein Button "Versiegelung bestätigen". HR-Benutzer können darüber direkt zur Bestätigungsseite des jeweiligen Teilnehmers navigieren.

Versiegelung bestätigen

Jeder Teilnehmer des Versiegelungskomitees bestätigt die Versiegelung einzeln. Die Bestätigungsseite erreichen Sie über den Link in der E-Mail-Einladung oder über den Button "Versiegelung bestätigen" in der Versiegelungs-Box.

Bestätigungsseite mit Identitätsprüfung

Die Bestätigungsseite zeigt:

• Ergebnis von: Der Name des Feedback-Empfängers

• Versiegeln als: Ihr eigener Name

Zur Identitätsprüfung stehen folgende Methoden zur Verfügung:

1. Passwort: Bestätigung mit dem Passwort Ihres easyreview-Nutzerkontos

2. PINs: Bestätigung mit Ihren beiden Teilnahme-PINs (jeweils 4-stellig)

3. Single-Sign-On (SSO): Bestätigung über Ihr Microsoft-365-Konto (sofern konfiguriert)

Wählen Sie die gewünschte Methode aus, geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf "Versiegelung bestätigen".

Sobald alle Mitglieder des Versiegelungskomitees die Versiegelung bestätigt haben, wird das Ergebnis endgültig versiegelt und gesperrt.

Versiegeltes Ergebnis einsehen

Nach erfolgreicher Versiegelung zeigt die Versiegelungs-Box den Zustand "versiegelt" (grün) mit dem Zeitpunkt der Versiegelung. Alle beteiligten Personen werden mit ihren Bestätigungszeitpunkten angezeigt.

Abgeschlossene Versiegelung mit Teilnehmerdetails

Versiegelung entfernen (Entsiegelung)

In Ausnahmefällen kann eine Versiegelung von HR-Benutzern wieder aufgehoben werden. Dies ermöglicht es, das Ergebnis erneut zu bearbeiten, beispielsweise um Korrekturen vorzunehmen.

1. Öffnen Sie die Status-Seite der Feedback-Edition

2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (▼) neben "Ergebnis anzeigen" bei der betreffenden Beurteilung

3. Wählen Sie "Versiegelung entfernen"

4. Bestätigen Sie die Entsiegelung im Bestätigungsdialog mit "Ergebnis entsiegeln"

Dropdown-Menü mit der Option Versiegelung entfernen

Nach der Entsiegelung kann ein neuer Versiegelungsprozess gestartet werden, sobald die gewünschten Änderungen vorgenommen wurden.