Mitarbeiterliste

Die Mitarbeiterliste bietet Ihnen eine zentrale Übersicht über alle angelegten Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen. Von hier aus können Sie Mitarbeitende suchen, filtern, sortieren, exportieren und verwalten.

So gelangen Sie zur Mitarbeiterliste:

Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Administration
Navigationsleiste mit geöffnetem Bereich Administration
Klicken Sie im aufklappenden Menü auf Mitarbeitende
Sie sehen nun die Liste aller angelegten Mitarbeitenden
Übersicht der Mitarbeiterliste

Hinweis: Sie können auf die Mitarbeiterverwaltung nur zugreifen, wenn Ihrem Benutzerkonto die Rolle „HR-Mitarbeiter", „Administrator" oder „Geschäftsleitung" zugewiesen wurde.

Kopfbereich

Im Kopfbereich der Mitarbeiterliste sehen Sie folgende Informationen:

Titel: „Mitarbeitende"
Anzahl aktiver Mitarbeitender (z. B. „41 aktiv")
Anzahl inaktiver Mitarbeitender (z. B. „0 inaktiv")
Schaltfläche „Mitarbeiter anlegen": Über diese Schaltfläche können Sie einen neuen Mitarbeitenden hinzufügen

Wenn eine Suche aktiv ist, wird zusätzlich die Anzahl der gefundenen Treffer angezeigt (z. B. „12 im Suchergebnis").

Spalten und Standardansicht

Die Mitarbeiterliste zeigt standardmäßig folgende Spalten an:

Spalte	Beschreibung
Zugehörigkeit	Farbiger Status-Badge: „Laufend" (grün), „Austritt folgt" (gelb) oder „Ausgeschieden" (rot)
Pers.-Nr.	Personalnummer des Mitarbeitenden
Foto	Profilbild des Mitarbeitenden
Vorname	Vorname
Nachname	Nachname
Führungskraft	Zugeordnete Führungskraft (mit Link zum Profil)
Einladung	Einladungsstatus: „Aktiv" (grün), „Eingeladen" (blau), „Offen" (gelb) oder „Keine E-Mail" (grau)

Darüber hinaus stehen weitere Spalten zur Verfügung, die Sie über die Spaltenkonfiguration aktivieren können (siehe Abschnitt Spalten anpassen):

E-Mail
Position
Anrede
Administrator (Ja/Nein)
HR Mitarbeiter (Ja/Nein)
Geschäftsleitung (Ja/Nein)
Austrittsdatum
Sprache
Benutzergruppen
Alle benutzerdefinierten Felder, die in Ihrem System angelegt sind

Sortieren

Sie können die Liste nach bestimmten Spalten sortieren. Sortierbare Spalten erkennen Sie an dem Pfeil-Symbol neben der Spaltenüberschrift.

Klicken Sie auf eine sortierbare Spaltenüberschrift (z. B. Nachname)
Sortierbare Spaltenüberschriften mit Pfeil-Symbol
Die Liste wird aufsteigend sortiert – ein Pfeil nach oben zeigt die aktive Sortierrichtung an
Klicken Sie erneut auf dieselbe Spaltenüberschrift, um die Sortierrichtung umzukehren (absteigend)

Standardmäßig ist die Liste nach Nachname (aufsteigend) sortiert. Nicht alle Spalten sind sortierbar – z. B. Zugehörigkeit, Foto, Führungskraft, Einladung und Benutzergruppen können nicht sortiert werden.

Suchen

Über das Suchfeld können Sie schnell nach Mitarbeitenden suchen.

Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Suchfeld ein (Platzhaltertext: „Mitarbeiterdaten, Benutzerdefinierte Felder...")
Klicken Sie auf Suchen oder drücken Sie die Eingabetaste
Suchfeld in der Mitarbeiterliste

Die Suche durchsucht folgende Felder:

Vorname und Nachname (kombiniert)
E-Mail-Adresse
Personalnummer
Alle Werte in benutzerdefinierten Feldern

Tipp: Mit dem Präfix @ vor dem Suchbegriff können Sie nach der Führungskraft suchen. Beispiel: @Müller findet alle Mitarbeitenden, deren Führungskraft „Müller" heißt.

Filtern

Mit der Filterfunktion können Sie die Mitarbeiterliste gezielt einschränken.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter oberhalb der Tabelle
Geöffnetes Filter-Panel mit Auswahlfeldern
Wählen Sie im ersten Dropdown ein Filterfeld aus (z. B. „Nachname", „Zugehörigkeit", „Benutzergruppen")
Wählen Sie im zweiten Dropdown einen Operator (z. B. „Ist gleich", „Enthält", „Beginnt mit")
Geben Sie den gewünschten Filterwert ein
Klicken Sie auf +, um weitere Filterzeilen hinzuzufügen
Klicken Sie auf -, um eine Filterzeile zu entfernen

Die Filteroptionen passen sich automatisch an das gewählte Feld an:

Feldtyp	Verfügbare Operatoren
Textfelder (Name, E-Mail, Pers.-Nr. etc.)	Ist gleich, Ist nicht gleich, Beginnt mit, Beginnt nicht mit, Endet mit, Endet nicht mit, Enthält, Enthält nicht
Ja/Nein-Felder (Administrator, HR Mitarbeiter etc.)	Ist gleich (Ja/Nein)
Auswahlfelder (Zugehörigkeit, Einladung, Sprache)	Ist gleich, Ist nicht gleich
Datumsfelder (Austrittsdatum)	Ist gleich, Größer als, Kleiner als, Größer oder gleich, Kleiner oder gleich, Zwischen
Führungskraft	Nur Direkte Reports, Alle Reports
Benutzergruppen	In Gruppe, Nicht in Gruppe

Um alle Filter zurückzusetzen, klicken Sie auf Filter zurücksetzen.

Wenn Filter aktiv sind, wird die Anzahl der aktiven Filter als Zahl neben der Filter-Schaltfläche angezeigt.

Spalten anpassen

Sie können selbst festlegen, welche Spalten in der Mitarbeiterliste angezeigt werden sollen, und verschiedene Konfigurationen speichern.

Konfiguration wechseln

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts oben (zeigt den Namen der aktiven Konfiguration, z. B. „Standard")
Dropdown zur Auswahl der Spaltenkonfiguration
Wählen Sie eine gespeicherte Konfiguration aus
Die Tabelle wird sofort mit den Spalten der gewählten Konfiguration aktualisiert

Spalten bearbeiten

Klicken Sie auf das Konfigurations-Dropdown und dann auf Spalten bearbeiten
Spalten-Editor mit aktiven und verfügbaren Spalten
Sie sehen zwei Bereiche:
- Aktive Spalten (links): Die derzeit angezeigten Spalten. Per Drag & Drop können Sie die Reihenfolge ändern.
- Verfügbare Spalten (rechts): Alle weiteren verfügbaren Spalten, einschließlich benutzerdefinierter Felder.
Ziehen Sie Spalten zwischen den beiden Bereichen, um sie hinzuzufügen oder zu entfernen
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen

Sie können mehrere benannte Konfigurationen anlegen (z. B. „Standard", „Für Gehaltsabrechnung") und zwischen diesen wechseln. Mindestens eine Konfiguration muss immer vorhanden sein.

Aktionen pro Mitarbeiter

Am rechten Rand jeder Zeile befindet sich ein Drei-Punkte-Menü (⋯) mit folgenden Aktionen:

Drei-Punkte-Menü mit Aktionen für einen Mitarbeitenden

Anzeigen: Öffnet das Profil des Mitarbeitenden
Bearbeiten: Öffnet das Bearbeitungsformular
Einladen: Sendet die Logindaten bzw. die Accountbestätigung an den Mitarbeitenden (nur verfügbar, wenn der Mitarbeitende eine E-Mail-Adresse hat und sich noch nicht selbst ein Passwort gesetzt hat)
Löschen: Löscht den Mitarbeitenden nach einer Sicherheitsabfrage

Das Löschen eines Mitarbeitenden kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, empfehlen wir stattdessen die Deaktivierung über das Austrittsdatum.

Massenaktionen

Über das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Werkzeugleiste (zwischen Suchfeld und Spaltenkonfiguration) stehen Ihnen folgende Massenaktionen zur Verfügung:

Massenaktionen-Menü mit Import, Export und Einladungsoptionen

Importieren: Öffnet das Import-Formular zum Hochladen einer XLS/XLSX-Datei mit Mitarbeiterdaten
Exportieren: Lädt die aktuelle Mitarbeiterliste als XLSX-Datei herunter. Der Export berücksichtigt die aktiven Filter, die Suche und die aktuelle Spaltenkonfiguration.
Logindaten an alle senden: Versendet eine E-Mail mit Logindaten an alle Mitarbeitenden, die sich noch nicht selbst ein Passwort gesetzt haben
Logindaten an alle bisher nicht Eingeladenen senden: Wie oben, aber nur an Mitarbeitende, die noch nie eine Einladung erhalten haben
Einmal-Passwörter generieren (PDF): Erzeugt ein PDF-Dokument mit Einmal-Passwörtern für alle Mitarbeitenden ohne eigenes Passwort
Einmal-Passwörter generieren (XLS): Erzeugt eine XLS-Datei mit Einmal-Passwörtern

Die Optionen zur Generierung von Einmal-Passwörtern sind nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende Berechtigung besitzen.

Seitennavigation (Paginierung)

Wenn mehr Mitarbeitende vorhanden sind als auf einer Seite angezeigt werden, erscheint am unteren Rand der Tabelle eine Seitennavigation.

Die Anzeige „1 bis 25 von insgesamt 41" zeigt, welcher Ausschnitt gerade sichtbar ist
Über die Seitenzahlen und die Pfeile (Nächste / Vorherige) können Sie zwischen den Seiten wechseln

Seitennavigation am unteren Rand der Tabelle

Zugehörigkeitsstatus

Die Spalte Zugehörigkeit zeigt den aktuellen Status des Beschäftigungsverhältnisses als farbigen Badge an:

Status	Farbe	Bedeutung
Laufend	Grün	Aktives Beschäftigungsverhältnis
Austritt folgt	Gelb	Ein Austrittsdatum ist gesetzt, liegt aber noch in der Zukunft
Ausgeschieden	Rot	Das Austrittsdatum liegt in der Vergangenheit

Einladungsstatus

Die Spalte Einladung zeigt den Login- und Einladungsstatus des Mitarbeitenden an:

Status	Farbe	Bedeutung
Aktiv	Grün	Der Mitarbeitende hat sich bereits angemeldet
Eingeladen	Blau	Eine Einladung wurde versendet, aber der Mitarbeitende hat sich noch nicht angemeldet
Offen	Gelb	Der Mitarbeitende hat eine E-Mail-Adresse, wurde aber noch nicht eingeladen
Keine E-Mail	Grau	Dem Mitarbeitenden ist keine E-Mail-Adresse zugeordnet