Mitarbeiter importieren

easyreview erlaubt Ihnen den Im- und Export Ihrer Mitarbeiterliste. Dazu nutzen wir eine Vorlage im Microsoft Excel Format (XLS). So können Sie z.B. eine Mitarbeiterliste exportieren, in Excel bearbeiten und anschliessend wieder importieren.

Im Artikel Mitarbeiter exportieren finden Sie ergänzende Informationen zum Export von Mitarbeiterlisten.

Mitarbeitende importieren

Den Mitarbeiterimport können nur Benutzer mit der Rolle „HR-Mitarbeiter", „Administrator" oder „Geschäftsleitung" durchführen.

So importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste:

Öffnen Sie die Mitarbeiterliste
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) rechts neben dem Suchfeld
Klicken Sie im Menü auf „Importieren"

Drei-Punkte-Menü mit Importieren-Option

Auf der Importseite klicken Sie auf „Choose File" und wählen Sie Ihre Excel-Datei aus
Klicken Sie auf „Import"

Importseite mit Datei-Auswahl und Import-Button

Nach erfolgreichem Import zeigt easyreview eine Bestätigung an und leitet Sie zurück zur Mitarbeiterliste

Erfolgsbestätigung nach dem Import

Fehler beim Import

Vor dem Import wird die hochgeladene Liste auf Fehler geprüft. Wird ein Fehler gefunden, findet kein Import statt. So wird sichergestellt, dass keine unvollständigen Listen importiert werden.

Tritt ein Fehler auf, zeigt easyreview die Details zu den Problemen an. Zu jedem Fehler wird die Zeilennummer aus der Excel-Datei und eine Beschreibung des Problems genannt:

Fehlermeldung beim Import mit Zeilennummer

Beheben Sie die Probleme in Excel, speichern Sie die Datei und importieren Sie die Liste erneut.

Aktualisieren der Mitarbeiterliste

Beim Import wird jeder Mitarbeiter anhand der Personalnummer oder der E-Mail-Adresse eindeutig identifiziert. Die importierte Liste muss mindestens eine dieser beiden Spalten enthalten.

Das ermöglicht Ihnen, eine Mitarbeiterliste zu exportieren, Änderungen vorzunehmen oder neue Mitarbeiter hinzuzufügen und die Liste dann erneut zu importieren.

Für Mitarbeiter, die bereits im System existieren, werden die Stammdaten mit den Werten aus der importierten Liste aktualisiert. Neue Mitarbeiter werden in easyreview angelegt.

Mitarbeiter, die in easyreview angelegt sind, in der importierten Liste aber fehlen, werden nicht gelöscht. Die Daten dieser Benutzer bleiben beim Import unangetastet.

Vorgesetzte zuweisen

In der Importvorlage stehen Ihnen die Spalten E-Mail (Vorgesetzter) und Personalnummer (Vorgesetzter) zur Verfügung. Tragen Sie dort die E-Mail-Adresse oder Personalnummer des jeweiligen Vorgesetzten ein, um die Zuordnung beim Import automatisch zu setzen.

Die Zuordnung erfolgt erst, nachdem alle Mitarbeiter importiert wurden. Sie können daher in derselben Datei sowohl neue Mitarbeiter als auch deren Vorgesetzte anlegen.

Deaktivierte Mitarbeiter reaktivieren

Wenn ein zuvor deaktivierter Mitarbeiter (mit gesetztem Austrittsdatum) erneut importiert wird und das Eintrittsdatum in der Importdatei nach dem bestehenden Austrittsdatum liegt, wird der Mitarbeiter automatisch reaktiviert. Das Austrittsdatum wird dabei entfernt.

Vorlage für die Mitarbeiterliste

Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeiter importieren oder eine aktuelle Vorlage benötigen, können Sie die Listenvorlage direkt aus easyreview herunterladen.

So laden Sie die Vorlage herunter:

Öffnen Sie die Mitarbeiterliste
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) rechts neben dem Suchfeld
Klicken Sie auf „Importieren"
Klicken Sie auf der Importseite auf „Download 'Listenvorlage'"

Import-Seite mit hervorgehobenem Download-Button

Der Download startet automatisch
Öffnen Sie die Vorlage in Microsoft Excel
Tragen Sie Ihre Mitarbeiter in die Vorlage ein
Importieren Sie die ausgefüllte Liste wie oben beschrieben

Spalten in der Vorlage

Die Vorlage enthält folgende Standardspalten:

Spalte	Beschreibung
Personalnummer	Eindeutige Kennung des Mitarbeiters (alternativ zur E-Mail als Schlüssel)
Vorname	Vorname des Mitarbeiters
Nachname	Nachname des Mitarbeiters
E-Mail	E-Mail-Adresse (alternativ zur Personalnummer als Schlüssel)
Anrede	Anrede (z.B. Herr, Frau)
Position	Berufsbezeichnung
E-Mail (Vorgesetzter)	E-Mail-Adresse des Vorgesetzten zur automatischen Zuordnung
Personalnummer (Vorgesetzter)	Personalnummer des Vorgesetzten zur automatischen Zuordnung
Eintrittsdatum	Datum des Beschäftigungsbeginns
Austrittsdatum	Datum des Beschäftigungsendes (deaktiviert den Mitarbeiter)
Sprache	Bevorzugte Sprache (de, en, fr, it, pl)

Die Vorlage enthält auch Spalten für Benutzerdefinierte Felder. So können Sie erweiterte Daten wie Abteilung oder Team direkt beim Import übernehmen.

Wir empfehlen, zuerst die gewünschten Benutzerdefinierten Felder anzulegen, bevor Sie die Vorlage herunterladen. Die Felder werden dann automatisch in die Vorlage aufgenommen.