Mitarbeiter importieren
Hinweis: easyreview erlaubt Ihnen den Im- und Export Ihrer Mitarbeiterliste. Dazu nutzen wir eine spezielle Vorlage im Microsoft Excel Format. Auf diesem Weg können Sie z.B. auch eine Mitarbeiterliste exportieren, diese in Excel ändern und anschließend wieder importieren.
Im Artikel Mitarbeiter exportieren finden Sie ergänzende Informationen zum Export von Mitarbeiterlisten.
Videoübersicht
Alles zum Thema Mitarbeiterimport in easyreview in einem kurzen Video:
Mitarbeitende importieren
So importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste:
Klicken Sie auf die drei Punkte am oberen, rechten Rand der Mitarbeiterliste
Screenshot: Drei Punkte klicken
In dem sich öffnenden Menü klicken Sie auf "Importieren"
Screenshot: Importieren klicken
Auf der neu geladenen Seite klicken Sie auf den "Datei wählen" Button
Screenshot: Datei wählen klicken
Wählen Sie die Datei mit der Mitarbeiterliste aus
Klicken Sie "Import"
Screenshot: Import klicken
Der erfolgreiche Import wird vom System bestätigt
Screenshot: Bestätigung des Import
Fehler beim Import
Vor dem Import von Mitarbeiterlisten wird die von Ihnen hochgeladene Liste auf Fehler geprüft. Wird ein Fehler gefunden, findet kein Import statt. So stellen wir z.B. sicher, dass keine halben Mitarbeiterlisten importiert werden.
Tritt beim Import der Liste ein Fehler auf, zeigen wir Ihnen die Details zu dem oder den aufgetretenen Problemen an. Dabei wird zu jedem Fehler die Zeilennummer aus der Excel-Datei, sowie eine kurze Beschreibung des Problems genannt:
Screenshot: Fehlermeldung
Bitte beheben Sie in diesem Fall die Probleme in Excel, speichern Sie das Ergebnis ab und importieren Sie die Liste erneut wie oben beschrieben.
Aktualisieren der Mitarbeiterliste
Beim Importieren von Mitarbeiterlisten wird jeder Mitarbeiter anhand der Personalnummer eindeutig von unserem System identifiziert. Dies ermöglicht Ihnen eine Mitarbeiterliste zu exportieren, Änderungen in dieser vorzunehmen oder neue Mitarbeiter hinzuzufügen und diese dann erneut zu importieren.
Für Mitarbeiter die bereits im System existieren werden dann die Stammdaten mit denen aus der neu importierten Liste aktualisiert.
Neue Mitarbeiter werden in easyreview angelegt.
Hinweis: Mitarbeiter die in easyreview angelegt sind, in einer importieren Liste aber fehlen werden nicht gelöscht. Vielmehr bleiben die Daten dieser Benutzer beim Import unangetastet.
Vorlage für die Mitarbeiterliste
Wenn Sie mit easyreview starten und noch keine Mitarbeiter im System angelegt sind, stellen wir Ihnen gerne eine Vorlage für den ersten Mitarbeiterimport zur Verfügung.
So laden Sie die Vorlage der Mitarbeiterliste herunter:
Klicken Sie auf die drei Punkte am oberen, rechten Rand der Mitarbeiterliste
Screenshot: Drei Punkte klicken
In dem sich öffnenden Menü klicken Sie auf "Importieren"
Screenshot: Importieren klicken
Auf der neu ladenden Seite klicken Sie auf "Download Listenvorlage"
Screenshot: Download Listenvorlage klicken
Der Download der Vorlage startet in wenigen Augenblicken
Öffnen Sie die Vorlage in Microsoft Excel
Fügen Sie Ihre Mitarbeiter in die Vorlage ein
Fahren Sie mit dem oben beschriebenen Import der Liste fort
Hinweis: Die Vorlage erlaubt Ihnen auch den Import von Benutzerdefinierten Feldern. So können Sie z.B. auch erweiterte Daten wie die Abteilungszugehörigkeit von Mitarbeitern bequem importieren.
Wir empfehlen daher zuerst die gewünschten Benutzerdefinierten Felder anzulegen, bevor Sie die Vorlage zum Mitarbeiterimport herunterladen. Die Benutzerdefinierten Felder werden dann auch in die Vorlage eingefügt.