Einladungs-E-Mails verschicken
Einladungs-E-Mails verschicken
Sie können neu angelegte Mitarbeitende per E-Mail zu ihrem easyreview Nutzerkonto einladen. Mit der Einladung wird ein Startpasswort verschickt, mit dem die Kolleginnen und Kollegen ihr Konto aktivieren können. Beim ersten Zugriff auf easyreview muss jeder Mitarbeitende ein neues, eigenes Passwort vergeben.
Neu angelegte Mitarbeitende werden nicht automatisch per E-Mail eingeladen. Sie müssen den Versand manuell anstoßen. So können Sie z.B. erst eine ganze Gruppe an Mitarbeitenden im System anlegen und anschließend alle gleichzeitig einladen.
Der Versand von Einladungen kann auf drei Arten geschehen:
Für einen einzelnen Mitarbeitenden
Für alle bisher nicht eingeladenen Mitarbeitenden
Für alle Mitarbeitenden, die bisher kein eigenes Passwort gesetzt haben
Mitarbeitende ohne hinterlegte E-Mail-Adresse können nicht per E-Mail eingeladen werden. Nutzen Sie für diese die Funktion zum Setzen von Einmal-Passwörtern und teilen Sie das Passwort z.B. auf dem Postweg mit.
Einladungsstatus in der Mitarbeiterliste
In der Spalte Einladung der Mitarbeiterliste sehen Sie den aktuellen Status jedes Mitarbeitenden:
Offen (gelb): Es wurde noch keine Einladung verschickt.
Eingeladen (blau): Eine Einladung wurde verschickt, das Konto ist aber noch nicht aktiviert.
Aktiv (grün): Der Mitarbeitende hat sich bereits angemeldet und ein eigenes Passwort vergeben.
Keine E-Mail (grau): Für diesen Mitarbeitenden ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt.
Mitarbeiterliste mit Einladungsstatus-Spalte
Einzelnen Mitarbeitenden einladen
So versenden Sie die Einladung für einen einzelnen Mitarbeitenden:
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) in der Zeile des gewünschten Mitarbeitenden
Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Einladen"
Drei-Punkte-Menü mit der Option Einladen
Der Versand der Einladung wird vom System per Benachrichtigung bestätigt.
Versandbestätigung nach dem Einladen
Mitarbeitende, die ihr Konto bereits aktiviert und ein eigenes Passwort gesetzt haben, können nicht erneut eingeladen werden. Für diese wird die Option "Einladen" im Menü nicht angezeigt. Nutzen Sie stattdessen die Funktionen zum Zurücksetzen des Passworts oder setzen Sie ein Einmal-Passwort.
Bisher nicht eingeladene Mitarbeitende einladen
So versenden Sie Einladungen an alle Mitarbeitenden, die bisher noch keine Einladung erhalten haben:
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) rechts neben der Suchleiste
Klicken Sie auf "Logindaten an alle bisher nicht Eingeladenen senden"
Massenaktionen-Menü mit der Option für bisher nicht Eingeladene
Der Versand der Einladungen wird vom System bestätigt.
Versandbestätigung nach dem Massenversand
Alle Mitarbeitende ohne eigenes Passwort einladen
So versenden Sie Einladungen an alle Mitarbeitenden, die ihr Konto bisher nicht aktiviert und noch kein eigenes Passwort gesetzt haben:
Für Mitarbeitende, die bereits eine Einladung erhalten haben, wird dabei ein neues Startpasswort generiert. Alle vorherigen Einladungs-E-Mails werden damit ungültig.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) rechts neben der Suchleiste
Klicken Sie auf "Logindaten an alle senden"
Massenaktionen-Menü mit der Option Logindaten an alle senden
Der Versand der Einladungen wird vom System bestätigt.