E-Mail-Texte konfigurieren
E-Mail-Texte konfigurieren
Sie können die E-Mails, die Ihre Kollegen als Einladung zu einem Feedback-Prozess erhalten, nach Ihren Wünschen anpassen. So treffen Sie den richtigen Ton für Ihr Unternehmen und stellen sicher, dass easyreview sich nahtlos in Ihre Unternehmenskommunikation einreiht.
Die E-Mail-Texte werden pro Perspektive konfiguriert. Bei einem zweiseitigen Feedback (z.B. Jahresgespräch) gibt es je einen Text für die Perspektive Feedback-Empfänger und für die Perspektive Führungskraft. Bei einem 360°-Feedback können es entsprechend mehr Abschnitte sein.
E-Mail-Texte bearbeiten
Scrollen Sie zum Bereich "E-Mail Texte editieren" und klicken Sie auf den gleichnamigen Button
Bereich E-Mail Texte editieren auf der Einstellungsseite
Auf der sich öffnenden Seite sehen Sie für jede Perspektive einen eigenen Abschnitt mit Betreff- und Textfeld. Scrollen Sie zum gewünschten Abschnitt.
E-Mail-Texteinstellungen für die Perspektive Feedback-Empfänger
Geben Sie den gewünschten Betreff in das Feld "Betreff" ein
Beachten Sie die Hinweise zum Verwenden von Platzhaltern für den Betreff.
Geben Sie den Text der E-Mail in das Feld "Text" ein. Über die Werkzeugleiste können Sie den Text formatieren und Platzhalter einfügen.
E-Mail-Text bearbeiten mit der Werkzeugleiste
Wiederholen Sie Schritt 4 und 5 bei Bedarf für die weiteren Perspektiven
E-Mail-Texteinstellungen für die Perspektive Führungskraft
Klicken Sie am unteren Ende der Seite auf "Speichern"
Speichern-Button am Ende der Seite
Test-E-Mail senden
Sie können sich eine Vorschau der konfigurierten E-Mail zusenden, um das Ergebnis zu prüfen.
Passen Sie den Betreff und den E-Mail-Text wie oben beschrieben an und speichern Sie die Änderungen
Geben Sie im Bereich der gewünschten Perspektive eine E-Mail-Adresse in das Feld "Testmail an" ein
Klicken Sie auf "senden"
Testmail-Funktion unterhalb des Textfelds
Änderungen am Betreff oder dem E-Mail-Text werden erst durch den Klick auf "Speichern" am unteren Ende der Seite übernommen. Speichern Sie Ihre Änderungen, bevor Sie eine Test-E-Mail versenden.
Prüfen Sie das Postfach der angegebenen E-Mail-Adresse. Die Zusendung erfolgt binnen weniger Minuten.
Für den Versand der Test-E-Mail muss mindestens eine Edition im Feedback-Prozess angelegt sein.
Text formatieren
Sie können den E-Mail-Text mit der Werkzeugleiste über dem Textfeld formatieren.
Markieren Sie ein oder mehrere Wörter im E-Mail-Text
Klicken Sie auf das gewünschte Werkzeug in der Werkzeugleiste
Der markierte Text ist jetzt formatiert
Werkzeugleiste des Texteditors
Verfügbare Formatierungswerkzeuge
Werkzeug | Funktion |
|---|---|
B | Fettdruck |
I | Kursivschrift |
| Durchstreichung |
Link-Symbol | Link zu einer externen Webseite einfügen |
H2 | Große Überschrift |
H3 | Kleine Überschrift |
Anführungszeichen | Zitat |
Aufzählungsliste | Aufzählung mit Punkten |
Nummerierte Liste | Nummerierte Aufzählung |
Einrückung verringern/erhöhen | Text ein- oder ausrücken |
MD | Markdown-Block einfügen |
Büroklammer | Datei anhängen |
Link einfügen
Markieren Sie den Text, der als Link dienen soll
Klicken Sie auf das Link-Werkzeug in der Werkzeugleiste
Geben Sie die gewünschte URL in das sich öffnende Textfeld ein
Klicken Sie auf "Link"
Platzhalter verwenden
Sie können im Betreff und im E-Mail-Text Platzhalter einsetzen. Diese werden beim Versand der E-Mail automatisch durch die passenden Angaben ersetzt.
Schreiben Sie den gewünschten Platzhalter inklusive der eckigen Klammern direkt in den Betreff oder Text, z.B. [Vorname].
Im Betreff stehen nicht alle Platzhalter zur Verfügung. Die Platzhalter [Link] und [Button] funktionieren nur im Textfeld.
Eigene Beschriftung für Links und Buttons
Bei den Platzhaltern [Link] und [Button] können Sie eine eigene Beschriftung angeben. Trennen Sie dazu den Platzhalternamen und die gewünschte Beschriftung mit einem senkrechten Strich (|):
[Button|Hier starten]zeigt einen Button mit dem Text "Hier starten"[Link|Zum Feedback]zeigt einen Link mit dem Text "Zum Feedback"
Ohne eigene Beschriftung wird ein Standardtext angezeigt.
Verfügbare Platzhalter
Am unteren Ende der Seite finden Sie eine Übersicht aller verfügbaren Platzhalter.
Platzhaltertabelle am Ende der Seite
Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
[Titel] | Titel des Feedback-Prozesses |
[Link] | Persönlicher Teilnahme-Link. Muss immer gesetzt werden, damit die Teilnehmer richtig zugeordnet werden. |
[Button] | Wie [Link], aber als klickbarer Button statt eines Textlinks |
[Anrede] | Anrede des Empfängers der E-Mail |
[Vorname] | Vorname des Empfängers der E-Mail |
[Nachname] | Nachname des Empfängers der E-Mail |
[Feedback-Empfänger] | Vor- und Nachname der Person, die Feedback erhält (z.B. Mitarbeiter bei einer Selbsteinschätzung) |
[Feedback-Geber] | Vor- und Nachname des Feedback-Gebers (z.B. Führungskraft bei einer Fremdeinschätzung) |
[PIN1] | Erste PIN (nur sichtbar, wenn PINs für den Feedback-Prozess aktiviert sind) |
[PIN2] | Zweite PIN (nur sichtbar, wenn PINs für den Feedback-Prozess aktiviert sind) |
[Feld-{ID}] | Benutzerdefiniertes Feld des Mitarbeiters, z.B. [Feld-1] für das erste benutzerdefinierte Feld |
Die Platzhalter [Link] oder [Button] sollten immer im E-Mail-Text enthalten sein. Ohne einen dieser Platzhalter erhalten die Teilnehmer keinen persönlichen Zugangslink zum Feedback.